1、本规定所称档案，是指过去和现在公司对企业进行信用评级所形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、资料、电脑盘片、声像、胶卷、证件等不同形式的记录与材料。
2、公司档案工作，实行集中管理制。由综合管理部负责除人力资源部和财务部以外的所有档案的建立、保管与管理，并对各个业务部门所产生的业务档案管理工作进行收集。综合管理部设立专门档案柜，配备专职行政人员管理公司档案，建立档案的保密等级、查询检索、浏览阅读、分级查阅与借阅等制度，确保档案的安全与完整性。
3、公司及各业务部门指定档案管理兼职对口人员，负责本部门档案收集、整理和上报。公司所有人员有保护公司档案的责任和义务。
4、公司各部门必须指定专人（部门档案负责人）负责本部门的归档文件材料的收集和整理，并定期交由公司综合管理部集中管理。任何人不得拒绝归档，或将档案私藏、隐匿、据为已有。
5、公司以及各部门会议及客户访谈等重要情况要有会议纪要，在会议结束后的三个工作日内，由部门档案负责人提交综合管理部进行存档；
6、信用报告、评级报告、调查底稿、项目建议书、项目研究成果等相关资料，应在项目完成1周内，由部门档案负责人向综合管理部提交纸面和电子文档；
7、盖有公司公章的合同，应在合同正式生效之日前，由部门档案负责人提交综合管理部存档；
8、目前公司对文档的保密级别分为四级：绝密、机密、保密、一般四类。
9、档案编码将依照档案的提供部门、具体类别、归档年限、填写的保密等级及资料具体情况给予系统编号。
10、档案管理专员应定期对案卷进行整理，使之厚度适宜，控制在公司提供的文档装订材料厚度之间；对于字迹难辨认的原始资料，应当附抄件；对每一案卷，书写字迹工整之标题。
11、综合管理部每年对所有存档档案进行一次清理，及时清除销毁超保密期限和有效保管期限的文档，对破损和褪色的材料进行修补和复制。
12、业务档案应当保存到评级合同期满后5年，或者评级对象存续期满后5年。业务档案的保存期限不少于10年。
13、公司设立专门区域或专用文件柜保存公司所有档案，做好档案的防水渍、防潮、防虫蛀等工作。
14、对到期已失效的档案办理销毁手续，根据文档性质，经董事会或总经理或各个业务部总经理批准，方能销毁，销毁时要有二人以上监销，并在销毁册上签字；任何部门或个人非经允许无权销毁公司档案材料。
15、公司、各部门及档案管理的各部门负责人应采取严密管理措施，防止档案失密或泄密。
16、公司内部档案利用方式主要有：①提供档案原件；②提供档案复印件；③提供档案索引资料。
17、凡需使用档案者，均需填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅；
18、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性；保持整洁，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如泄密而给公司带来损失，将依据相关法律法规处理；借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告行政管理部经理。
19、所有借阅记录由档案管理专员负责登记并保存。
20、违规处理
（1）综合管理部还将建立档案工作的责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、私藏、隐匿、抽换、伪造、盗窃和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
（2）有下列行为之一，据情节轻重，给予50—200元罚款处理，若构成犯罪则依法追究其刑事责任：
①．无故延迟或者不按规定归档、报送者；
②．未按规定程序借阅、外带或者越级查阅者（档案管理者同罚）；
③．档案管理负责人玩忽职守，造成档案损失者；
④．丢弃、隐匿、涂改、伪造和偷盗档案者；
⑤．擅自向外界提供、摘抄公司档案及复印件者；
⑥．毁损、丢失或擅自销毁公司档案者。